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27 maio 2020

Num tempo COVID-19 ser auditado em modo Auditoria Remota | “ Em Roma sê Romano”

A nossa empresa tinha a auditoria da APCER agendada para 31 de Março de 2020. Com a situação de pandemia, o dia tornava-se impossível!

Em Abril, a APCER informa-nos como poderíamos manter a Acreditação e inicia o esclarecimento da Auditoria em modo remoto.

“Não sei se conseguimos … vai ser difícil, as pessoas não estão preparadas “
Fazemos um Webinar sobre Auditorias Remotas
“ Vamos para a frente e aceitamos o desafio “

A partir da decisão, iniciamos o nosso plano de Auditoria Remota com o levantamento das necessidades:

1. Que Computadores e ecrãs temos para poder fazer esta Auditoria Remota?
2. Que documentos temos digitalizados?
3. Equipa Auditora não nos conhece? Vamos ter que explicar tudo e à distância.


As acções foram sendo tomadas, numa perspectiva de uso futuro:

1. Aquisição de ecrãs novos com áudio e camara
2. Treinos entre colaboradores da plataforma SKYPE
3. Os documentos já estavam 99% digitalizados (poderia haver algum documento que tivesse que ser digitalizado, para partilhar com a auditora)


D day - 29 de Abril - Auditoria de APCER - foi um passo em frente na eficácia!

A auditoria correu duma forma tranquila, respeitando o Plano de Auditorias da APCER.

Os colaboradores encontravam-se maioritariamente no nosso escritório, com excepção de uma colaboradora em teletrabalho, todos intervieram, nas suas áreas respectivas.

A Eficácia foi a palavra com que definimos esta Auditoria. A tranquilidade da Auditora manifestou-se e espalhou-se por todos os colaboradores.

 

Pontos Fortes desta Eficácia

1. Suporte da empresa informático com quem temos contrato de manutenção que nos soube transmitir confiança e esteve sempre disponível.

2. 99% da nossa documentação estar digitalizada, uma batalha ganha e muito alavancada pelo nosso Auditor Interno.

 

Pontos Fracos

1. Pouca experiência de comunicar em plataformas digitais que acabaram por nos dar o pontapé de saída para outras formas de contacto.
2. A perda da relação humana que é sempre um elo positivo, na relação empresarial.

 

A repetir, a recomendar a quem esteja nesta situação!

Para o Ano 2021, desejamos um tempo diferente mas o Remoto pode ficar.

 

Ana Maria Figueiredo - Diretora Geral

 

Todos os Auditados :
Ana Henriques - Gestora da Qualidade
Sonia Rocha - Serviço Cliente
Jose Correia - Vendedor na área Dispositivos Médicos
Flavia Silva - Vendedora na área dos Químicos 

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