Num tempo COVID-19 ser auditado em modo Auditoria Remota | “ Em Roma sê Romano”
A nossa empresa tinha a auditoria da APCER agendada para 31 de Março de 2020. Com a situação de pandemia, o dia tornava-se impossível!
Em Abril, a APCER informa-nos como poderíamos manter a Acreditação e inicia o esclarecimento da Auditoria em modo remoto.
“Não sei se conseguimos … vai ser difícil, as pessoas não estão preparadas “
Fazemos um Webinar sobre Auditorias Remotas
“ Vamos para a frente e aceitamos o desafio “
A partir da decisão, iniciamos o nosso plano de Auditoria Remota com o levantamento das necessidades:
1. Que Computadores e ecrãs temos para poder fazer esta Auditoria Remota?
2. Que documentos temos digitalizados?
3. Equipa Auditora não nos conhece? Vamos ter que explicar tudo e à distância.
As acções foram sendo tomadas, numa perspectiva de uso futuro:
1. Aquisição de ecrãs novos com áudio e camara
2. Treinos entre colaboradores da plataforma SKYPE
3. Os documentos já estavam 99% digitalizados (poderia haver algum documento que tivesse que ser digitalizado, para partilhar com a auditora)
D day - 29 de Abril - Auditoria de APCER - foi um passo em frente na eficácia!
A auditoria correu duma forma tranquila, respeitando o Plano de Auditorias da APCER.
Os colaboradores encontravam-se maioritariamente no nosso escritório, com excepção de uma colaboradora em teletrabalho, todos intervieram, nas suas áreas respectivas.
A Eficácia foi a palavra com que definimos esta Auditoria. A tranquilidade da Auditora manifestou-se e espalhou-se por todos os colaboradores.
Pontos Fortes desta Eficácia
1. Suporte da empresa informático com quem temos contrato de manutenção que nos soube transmitir confiança e esteve sempre disponível.
2. 99% da nossa documentação estar digitalizada, uma batalha ganha e muito alavancada pelo nosso Auditor Interno.
Pontos Fracos
1. Pouca experiência de comunicar em plataformas digitais que acabaram por nos dar o pontapé de saída para outras formas de contacto.
2. A perda da relação humana que é sempre um elo positivo, na relação empresarial.
A repetir, a recomendar a quem esteja nesta situação!
Para o Ano 2021, desejamos um tempo diferente mas o Remoto pode ficar.
Ana Maria Figueiredo - Diretora Geral
Todos os Auditados :
Ana Henriques - Gestora da Qualidade
Sonia Rocha - Serviço Cliente
Jose Correia - Vendedor na área Dispositivos Médicos
Flavia Silva - Vendedora na área dos Químicos
